Der Digitalisierungsfortschritt bleibt weiter schleppend
Im Jahr 2025 nutzen nur rund 34 % der deutschen Unternehmen eine dedizierte Software für das Facility Management – ein kaum spürbarer Anstieg gegenüber 31 % im Jahr 2024 und weiterhin unter dem EU-Durchschnitt von etwa 42 %. Während staatliche Institutionen in Deutschland endlich digital aufholen, ziehen Unternehmen nur zögerlich nach, obwohl der Softwaremarkt stetig wächst. Tools sind da, doch die Einführung scheitert immer wieder an denselben Hürden: unpassende Workflows, knappes IT-Budget und eine Kultur, in der alte Gewohnheiten stärker sind als neue Lösungen.
Die Tabelle, die sich nicht abschaffen lässt
Betritt man viele „digitalisierte“ Unternehmen, findet man die eigentliche Wahrheit oft in einer Excel-Datei auf einem geteilten Laufwerk. Selbst wenn ein umfassendes Managementsystem vorhanden ist, kehrt der Arbeitsalltag schnell zu Tabellen zurück. Daten werden per Import ins System gebracht, per Export wieder herausgeholt und in Excel analysiert, geplant und weitergegeben. Die Software dient als sichtbare Fassade – für Management und Kunden – während der operative Kern erstaunlich manuell bleibt.
Wenn alte Eigenentwicklungen nicht mehr mithalten
Ein häufiger Grund für stockende Digitalisierung: Systeme, die einst als interne Softwareprojekte gestartet wurden. Die ursprünglichen Entwickler sind vielleicht nicht mehr im Unternehmen, Dokumentation fehlt, und die verbleibenden Mitarbeitenden können das System nur noch am Laufen halten. Anpassungen an neue Workflows werden langsam, teuer oder unmöglich. Excel wird zur „vorübergehenden“ Brücke – flexibel, leicht anpassbar und allgemein bekannt. Und wie so oft bleibt das Provisorium am Ende dauerhaft bestehen.
Standardlösungen, die an der Realität vorbeigehen
Ein weiteres Hindernis sind externe Standardlösungen, die nicht zu den tatsächlichen Abläufen passen. Viele Programme entstehen aus einer theoretischen Branchenperspektive und nicht aus der Realität im Betrieb. Apps setzen permanente Internetverbindung voraus, obwohl Techniker häufig in abgeschirmten Gebäuden arbeiten. Benutzeroberflächen funktionieren gut für einzelne Einträge, kollabieren jedoch bei Massendaten – und zwingen Teams zurück zu Excel-Importen. Fehlangepasste Software beschleunigt nichts, sondern bremst den Alltag aus.
Wenn Excel zum Risiko wird
Soll eine Software die zentrale Datenquelle sein, entstehen durch Tabellen erhebliche, oft unsichtbare Risiken. Massenimporte umgehen Schutzmechanismen wie Dublettenprüfung, Validierungen oder definierte Ablauflogiken. Eine einzige falsch formatierte Zelle kann bestehende Datensätze überschreiben, Fehler einschleusen oder nachgelagerte Prozesse stören. Jeder Import wird potenziell zur Gefahrenquelle. Ohne ein System, das Daten bereits beim Erfassen sauber hält, untergraben Unternehmen ihre eigene Digitalisierungsstrategie.
Moderne Systeme müssen wartbar und sicher sein
Echte digitale Transformation erfordert Software, die leicht wartbar, anpassungsfähig und sicher konzipiert ist. Das bedeutet Hosting in europäischen Rechenzentren, Schutz vor Ransomware, tägliche Backups und Workflows, die auf echter Erfahrung im Facility Management basieren – nicht auf theoretischen Modellen. Wenn Systeme flexibel, robust und praxisnah gestaltet sind, braucht es keine Workarounds mehr. Dann wird Digitalisierung endlich das, was sie sein soll: ein stabiles Fundament für effiziente, selbstbewusste Arbeitsprozesse.